Le présent règlement intérieur est celui de la Communauté des Béninois du Colorado. Cette association est soumise au 2ème article alinéa 24 de la constitution de l’Etat du Colorado aux Etats Unis d'Amérique, portant création et liberté d’Association.
L'Association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. L'adhésion est libre, gratuite et ouverte à tout Béninois résidant dans le Colorado et désireux d’y adhérer.
Pour devenir un membre de l'Association, chaque postulant doit remplir une fiche d'adhésion fournie par le B.E. Cette fiche qui représente l’engagement de l’adhérant à respecter les statuts et règlement intérieur de la CBC doit être datée et signée.
Conformément aux dispositions de l’Article 10 des statuts, tout membre de l’association peut perdre sa qualité de membre dans les conditions ci-après :
• La démission : elle est prise à l’initiative personnelle de l'intéressé et est volontaire. Elle peut se faire par simple lettre ou email adressé au président du bureau exécutif. Dans ce cas, le B.E prend acte et en rend à l’A.G. Le membre démissionnaire conserve la possibilité de réadhérer on adhésion auprès de l'Association à tout moment.
• L’exclusion : la procédure d’exclusion est prise à l’initiative du B.E. Tout membre de l’association qui fera preuve d’un comportement grave de nature à porter préjudice à l’association fera l'objet de la procédure d’exclusion. L’exclusion définitive sera prononcée par l’A.G ou l'A.G.E après avoir entendu et analysé les déclarations de l’individu contre lequel ladite procédure est engagée à une majorité simple des membres présents.
En vue de permettre le bon fonctionnement de l’association et la réalisation de son plan d’action, une cotisation annuelle de $100 est fixée. Celle-ci doit être payée au plus tard le 1erAout de chaque année (ou au plus tard 3 mois après la tenue de chaque assemblée générale ordinaire). Toutefois, les membres désireux sont libres d’opter pour un payement mensuel régulier de $10 ou faireen accord avec le président et le trésorier de l’Association un plan de payement adapté à leur situation.
Les informations bancaires seront communiquées à chaque membre à l'adhésion.
Les chèques ou les virements bancaires de versement de cotisation devront être émis à l’ordre de de l’association.
Il est à noter qu’aucune cotisation versée à l'association ne ferait l’objet de remboursement même en cas de perte de qualité de membre. Seuls les membres sympathisants ne sont pas tenus de payer de cotisation.
Elle est l’organe de décision de la CBC. Elle est composée des membres adhérents. A ce titre, ses décisions s’imposent à tous ses membres présents ou absents ainsi qu’aux autres organes de l’association.
Il est l’organe de contrôle de l’Association et est composé de trois (03) membres. Ils sont élus par l’A.G pour une durée de trois (03) ans renouvelable. Ils ont pour mission de :
• Maitriser et/ou s’approprier les lois fiscales qui régissent les associations au Colorado et dans d’autres juridictions au besoin.
• Lire les rapports financiers du B.E et faire des suggestions en vue de la satisfaction des obligations fiscales annuelles de l’association.
• Pouvoir assister, orienter le B.E en matière fiscale et s’assurer que la gestion du B.E satisfait les obligations fiscales annuelles exigées par l’Etat du Colorado.
• Veiller à la mise à jour des manuelles des procédures et de gestion administrative et financières de l’association.
• Présenter un rapport général de leur suivi et du fonctionnement du B.E à l’AG.
La composition,les attributions du Commissariat aux Comptes, les conditions d’éligibilités et de vacance de poste sont définies dans l’article 14 des statuts de l’association.
En tant que représentant de l’association mandaté par l’assemblée générale, le Président est la personne qui a le plus de responsabilités dans l’association. De nombreuses décisions sont prises en son nom.
Le président a de très nombreuses missions dans l’association. Au nombre de celles-ci :
• Il doit veiller à l’application des décisions de l’AG : mettre en place les actions ou du moins les coordonner.
• Il est appelé à représenter l’association auprès des partenaires, à communiquer en son nom dans la presse, les médias,à l’endroit des adhérents.
• En dehors des cotisations, il s’occupe activement de comment faire pour générer des ressources financières pour l’association en explorant les possibilités de « grant », des ventes aux enchères etc...
• Il peut agir en justice ou défendre les intérêts de l’association.
• Il doit veiller à la bonne marche de l’association : administration, logistique, moyens humains, gestion de l’équipe.
• Il assure la tenue des réunions (réunions de bureau, AG …), dirige les débats.
• Il peut superviser les tâches du trésorier (présentation des comptes) et du secrétaire (tenu du registre spécial).
• Il peut être directeur de publication du journal : il se porte garant des propos tenus par l’association.
• Il est l’ordonnateur du budget.
• Il est cosignataire de tout compte bancaire ouvert au nom de l’Association ainsi que de tout document administratif et financier engageant l’Association.
Outre les fonctions de co-signature de chèques et d’autorisation des dépenses qui sont exclusivement réservées au Président, le Vice-Président assiste le président dans ses tâches et le remplace valablement en cas d’absence ou d’empêchement. En accord avec le Bureau Exécutif, le président délègue de façon permanente, certaines tâches spécifiques au Vice-président.
Le secrétariat connaît la vie de l’association, et est en contact direct avec les adhérents à ce titre, le / la secrétaire est la mémoire de l’association et a pour mission de :
• Connaître et faire appliquer les statuts de l’association : veiller au respect du cadre légal prévu par les statuts ;
• Tenir à jour les registres de l’association ;
• Informer les membres de l’association de la tenue de réunion : planifier et organiser les réunions de l’association ;
• Faire un compte-rendu des réunions : prendre des notes pour constituer le compte-rendu et faire le lien avec les décisions passées, veiller aux respects des statuts et être prêt à répondre en cas de problème ;
• Tenir le fichier des adhérents à jour : archiver les fiches d’adhésion et constituer un fichier ;
• Archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association.
• Animer le site web et les comptes de réseaux sociaux de l’association.
Il est le responsable de l’application de la politique financière définie par la direction de l’association à cet effet :
• Il définit les objectifs des dépenses à engager pour réaliser le programme d’activité ;
• Il propose les objectifs à atteindre au plan des ressources (entrée d’argent) ;
• Il établit le budget prévisionnel et soumet les choix à faire à toute l’équipe
• Une fois les décisions prises, il conduit le budget et favorise la prise de responsabilité de tous. Cette responsabilité exige de la méthode, de la rigueur et la connaissance des techniques comptable et financières.
• Il est le gestionnaire responsable des fonds de l’association.
• Il est garant de la gestion comptable de l’association : il assure la tenue des livres de comptes (dépenses-recettes).
• Il se préoccupe des rentrées financières : les adhésions, les cotisations, les subventions et les services.
• Il effectue les opérations de dépenses définies sous la responsabilité de la direction : remboursement des frais, règlement des factures.
• Il assure la relation entre l’association et la banque.
• Il présente périodiquement au bureau la situation financière : les fonds disponibles, dépenses à engager, les recettes à pourvoir.
• Il adresse un rapport financier bimensuel au C.C
• Il établit le rapport financier annuel à soumettre à l’A.G.
En cas d'empêchement, le trésorier peut être assisté par un autre membre du bureau sur proposition du Président. Mais toute fois, au regard de ce qui précède, il est préférable que ce poste soit occupé par quelqu’un du domaine de la comptabilité et / ou des finances.
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Ils / elles sont chargées(e)s de l’organisation matérielle des assemblées générales, des manifestations culturelles, sportives, loisirs et autres en collaboration avec les autres membres du bureau. Pour se faire ils / elles :
• Sont les relais du B.E sur le terrain ;
• Assurent le recensement continue des Béninois du Colorado ;
• Animent le site web et les comptes de réseaux sociaux de l’association avec le secrétaire.
• Ils/elles assistent le bureau dans les prises de décisions.
• Ils / elles conseillent les membres du BE dans tous les aspects pour assurer le respect mutuel dans le B.E et la cohésion au sein de la communauté.
Pour être éligible en qualité de membre du Bureau Exécutif, il faut être :
• De nationalité béninoise
• Membre actif de l’Association
• Résident (e) d’au moins un (1) au Colorado
• De bonne moralité (n’avoir jamais été mêlé à aucune affaire de fraude ou de malversation)
• A jour vis –à vis de la trésorerie de l’association.
• Reconnu pour son attachement à la défense de la cause commune.
La qualité de membre du Bureau Exécutif se perd dans les cas suivants :
• Démission expressément formulée par écrit du membre ;
• Perte de la qualité de membre de la l’Association ;
• Décès ;
suspension sur décision des 2/3 au moins des membres du Bureau Exécutif pour motif de fautes lourdes. L’A.G ordinaire ou extraordinaire décidera de la radiation du membre et de son remplacement dans le B.E ;
Sont considérées comme fautes lourdes :
- Violation des dispositions en vigueur (décisions et textes fondamentaux de la CBC),
- Retards répétés et perturbations des réunions du B.E,
- Absences répétées et non justifiées aux réunions du B.E.
- Intention manifeste de nuire aux intérêts de l’Association ou de bloquer ses activités.
- Détournement des fonds de la CBC.
- Détournement des productions intellectuelles de la CBC.
En cas de démission d’un membre élu, l’A.G désigne un autre membre conformément aux conditions de vote, de quorum et de majorité prévues dans les statuts pour le remplacer. Celui-ci demeure en fonction pendant le temps restant à courir du mandat de son prédécesseur. Avant la tenue de cette A.G., les membres restant du bureau se chargeront jouer les rôles du membre exclu ou démissionnaire.
Les fonctions des membres du Bureau Exécutif, des différentes commissions, et de commissaire aux comptes sont entièrement gratuites. Elles ne pourraient faire l’objet de réclamation pécuniaire.
Les ressources de l’Association servent à soutenir les activités et les actions de l’Association.
Une proposition de budget est faite à L’A.G par le B.E au plus tard, trois (3) mois avant la finde l’année fiscale de l’association. Cette proposition est étudiée et validée par l’Assemblée Générale. Le budget de l’année à venir est validé au plus tard à la fin du mois de novembre de l’année précédente.
La CBC dispose de comptes bancaires. Tout décaissement de fonds doit être justifié et approuvé par les membres du B.E. Le Président du B.E est l’ordonnateur du budget. Tout décaissement doit se faire sur son autorisation et par sa signature. Le président autorise toutes les dépenses et signe tous les chèques inferieurs à $1,000. Les dépenses et /ou les chèques de $1,000 et plus sont autorisés par le président du B.E et sont co-signés par les présidents du B.E et du C.C. Les conditions complémentaires de décaissement seront précisées dans le manuel de procédure et de gestion du B.E.
Le Président du B.E doit rendre compte à l’Assemblée Générale de son mandat en lui présentant son rapport d’activités semestriel et / ou annuel.
La vision de l’Association étant de stimuler les membres à la pratique d’une véritable vie communautaire, les responsables doivent mettre en place des mesures incitatives à l’apport individuel des membres pour venir en aides à leurs pairs dans les moments de joie comme de peine.
Il est fait obligation à tout membre de l’Association de se conformer aux prescriptions du règlement intérieur sans restriction ni réserve. Tous les membres sont égaux en droits, en devoirs et en dignité devant le règlement intérieur.
Une des bases sur lesquelles repose le fonctionnement de la CBC est l’engagement libre et régulier de ses membres. Par conséquent, la présence effective de tous les membres aux réunions est nécessaire. Toute absence est justifiée par note ou appel téléphonique 24 heures avant la réunion ou à posteriori en cas de force majeure.
En cas d’absence à trois réunions consécutives non justifiées ou sans excuse considérée comme acceptable par le B.E, celui-ci se prononce en réunion sur la démission de fait de ce membre. Le vote se déroule à bulletin secret selon le fonctionnement du bureau. Il est noté que le B.E devra aussi chercher à contacter le membre à chaque absence pour s’enquérir de ses problèmes ou difficultés.
En cas de litige jugé grave, nul n'a le droit de se faire justice mais les concernés sont tenus d'aviser le B.E pour un règlement adéquat du litige par le moyen d'une commission disciplinaire.
Les sanctions sont prononcées par le B.E ou l’AG. Il s’agit :
• du rappel à l’ordre
Il peut être prononcé par le Président à l’encontre de tout orateur qui troublerait l’ordre, pour retards et absences non justifiés.
• du rappel à l’ordre avec inscription au rapport général
Cette sanction frappe tout membre de l’Assemblée Générale ayant proféré des injures, provocations ou menaces à l’encontre de l’un ou plusieurs membres de l’Association. Elle emporte exclusion de l’intéressé de la séance en cours et l’obligation de s’engager à s’amender publiquement lors de la réunion suivante.
• de l’exclusion temporaire
Elle frappe tout membre qui a fait usage de la violence ou s’est rendu coupable envers les organes de l’Association. Elle emporte exclusion du coupable pour le reste de la session annuelle.
• de la radiation
Cette sanction frappe tout membre de l’Assemblée Générale lorsque la conduite du membre porte préjudice à l’Association, ou pour tout autre motif grave dont l’appréciation est de la compétence de l’Assemblée Générale.
• de la poursuite judiciaire
Tout membre de l’association ayant des actes grave de détournement des biens de la communauté peuvent également, sur décision du B.E et de l’A.G, subir des poursuites judiciaires.
La recherche de l’efficacité maximum doit guider en toute chose les décisions à tous les niveaux de la hiérarchie et l’application pratique des procédures de l’Association.
La minimisation des coûts doit être une préoccupation constante de la CBC et de chaque membre. En particulier aucune considération de prestige ne peut justifier l’emploi ou l’acquisition de moyens ou d’équipements et le recours à des services autres que ceux qui sont strictement indispensables à l’efficacité de le l’Association.
La CBC est une association apolitique. Elle n’est affiliée à aucun groupe politique, syndical ou religieux. Toute allusion ou pression à propos de l’appartenance politique, syndicale ou religieuse des membres de la CBC est interdite pendant les réunions ou manifestations de l’association.
Il est interdit à tout membre d’user de sa qualité de membre de la CBC pour en tirer des profits personnels ou des intérêts de nature à compromettre l’indépendance, l’honneur et la dignité de l’organisation.
Les membres de la CBC s’engagent à participer à sa mission sur la base du volontariat. Aucune rémunération ou per diem ne pourra être exigée, exceptés pour les membres qui sont de la direction exécutive.
Le présent règlement intérieur peut être modifié sur proposition du B.E et suite à un vote favorable de l’Assemblée Générale convoquée à cet effet.
Toute modification du présent Règlement Intérieur entre en vigueur dès son adoption en A.G.
Le présent Règlement Intérieur entre en vigueur dès son adoption.
